Số hóa dữ liệu là một hình thức chuyển đổi các dữ liệu truyền thống (Tài liệu giấy, vật mang tin khác..) bên ngoài thành dạng dữ liệu số mà máy tính có thể hiểu được. Thông thường, các dữ liệu dạng chữ, hình ảnh, âm thanh… sử dụng trên máy tính và được máy tính nhận biết đúng định dạng, được gọi chung là dữ liệu số.
Để cấu thành hệ thống số hóa dữ liệu SDS bao gồm ba nhân tố chính: thiết bị, phần mềm, dịch vụ số hóa. Trong đó, thiết bị là: hệ thống các máy quét, các thiết bị hạ tầng CNTT; phần mềm: hệ thống quản trị hồ sơ, tài liệu được số hóa dưới các dạng text, word, excel, pdf, báo cáo thống kê…; dịch vụ số hóa: các thiết bị hạ tầng CNTT, cung cấp, dịch vụ nhập liệu (Data entry) và chuyển đổi dữ liệu (Data conversion)…
