- Trang chủ
- Danh sách dự án
- Giải pháp số hóa SDS
Giải pháp số hóa SDS
Mô tả dự án
Khái quát chung giải pháp số hóa dữ liệu
Số hóa dữ liệu là một hình thức chuyển đổi các dữ liệu truyền thống (Tài liệu giấy, vật mang tin khác..) bên ngoài thành dạng dữ liệu số mà máy tính có thể hiểu được. Thông thường, các dữ liệu dạng chữ, hình ảnh, âm thanh… sử dụng trên máy tính và được máy tính nhận biết đúng định dạng, được gọi chung là dữ liệu số.
Để cấu thành hệ thống số hóa dữ liệu SDS bao gồm ba nhân tố chính: thiết bị, phần mềm, dịch vụ số hóa. Trong đó, thiết bị là: hệ thống các máy quét, các thiết bị hạ tầng CNTT; phần mềm: hệ thống quản trị hồ sơ, tài liệu được số hóa dưới các dạng text, word, excel, pdf, báo cáo thống kê…; dịch vụ số hóa: các thiết bị hạ tầng CNTT, cung cấp, dịch vụ nhập liệu (Data entry) và chuyển đổi dữ liệu (Data conversion)…
Mô hình hệ thống số hóa tài liệu
Quy trình số hóa dữ liệu
Các phân hệ chức năng của hệ thống số hóa tài liệu
Phân hệ biên tập nội dung và chuẩn hóa dữ liệu lưu trữ
Phân hệ này bao gồm các chức năng quản lý kho tài liệu, hồ sơ đã được số hóa, quản lý các thao tác từ khi bổ sung, biên tập đến khi đưa vào khai thác sử dụng. Phân hệ này cung cấp khả năng biên tập các tài liệu số trực quan và tiện lợi cho người dùng.
Phân hệ khai thác dữ liệu
Phân hệ này gồm các chức năng để khai thác dữ liệu đã được số hóa và biên tập đưa vào hệ thống phần mềm. Phân hệ tra cứu cho phép người dùng tra cứu thông tin về dữ liệu văn bản, hình ảnh.
Phân hệ thống kê dữ liệu
Các chức năng báo cáo thống kê về toàn bộ nguồn tài nguyên số hóa đang quản lý trong kho theo số lượng, nguồn gốc, phân loại định dạng lưu trữ..tình hình khai thác, sử dụng nguồn tài nguyên số. Giao diện báo cáo thống kê
Phân hệ quản lý mượn- trả hồ sơ
- Ghi nhận hồ sơ mượn/trả
- Thêm/ xóa/ sửa dữ liệu mượn/ trả
- Tìm kiếm nhanh nội dung theo tên, từ khóa, ngày tháng..
- Xuất báo cáo dữ liệu theo ngày đã chọn…
Phân hệ quản trị hệ thống
- Quản lý danh sách người sử dụng
- Phân quyền sử dụng chức năng cho người sử dụng
- Phân quyền truy nhập loại dữ liệu cho người sử dụng
- Theo dõi, giám sát toàn bộ hoạt động của toàn bộ người sử dụng hệ thống
- Quản trị tham số hoạt động của hệ thống
- Sao lưu, phục hồi dữ liệu
Phân hệ quản lý danh mục dùng chung
- Danh mục loại hồ sơ, tài liệu- văn bản cho từng ngành, lĩnh vực, địa phương…
- Danh sách các kho lưu trữ bản giấy
- Danh mục các kệ-ngăn lưu trữ bản giấy
- Thiết bị vị trí kho- kệ- ngăn lưu trữ dạng sơ đồ
- Chắc năng tự định nghĩa danh mục dùng chung mới và các trường thông tin kèm theo
Hiệu quả của hệ thống số hóa dữ liệu
Tin học hóa toàn bộ quy trình trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu.
Tiết kiệm thời gian, công sức, tính chính xác, kịp thời trong việc tiếp nhận, cập nhật, xử lý thông tin hồ sơ, tài liệu quan trọng.
Cung cấp công cụ xử lý, tra cứu, thống kê, báo cáo các thông tin về hồ sơ tài liệu một cách chính xác và nhanh chóng.
Bảo quản, duy trì tuổi thọ của hồ sơ tài liệu truyền thống lâu hơn
Đem lại hiệu quả tối đa trong xây dựng đồng bộ, chuẩn hóa và tập trung CSDL theo từng ngành, lĩnh vực, địa phương…
Mở rộng phạm vi nguồn sử dụng tài nguyên
KẾT
Giải pháp hệ thống số hóa dữ liệu SDS của SSG là biện pháp tối ưu trong việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng và giúp chúng ta có thể chỉnh sửa, tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau.